Job Analisys

analisa pekerjaan (Job Analysis) adalah serangkaian kegiatan untuk mengidentifikasi suatu jabatan dalam hal aktifitas, atribut dan kebutuhan apa saja yang di perlukan dalam suatu jabatan, berbeda dengan evaluasi pekerjaan (Job evaluation) berperan dalam menentukan entitas (belongin), Grade, ataupun Benefit suatu jabatan sementara bahan dasar untuk menentukan itu adalah job profile yang di hasilkan dari analisa jabatan. kedua fungsi tersebut saling berhubungan dalam peran menentukan harga yang tepat untuk suatu jabatan ataupun siapa dan dalam hal apa syarat jabatan tersebut di penuhi, apa tujuan dari jabatan tersebut dan bagaimana dia mencapai tujuanya? hal ini wajib di klarifikasi oleh pihak sumber daya manusia guna menghindari kesenjangan pekerjaan. 

hasil dari analisa pekerjaan harus bisa menjawab :

1. Identitas Jabatan
2. Fungsi/Tujuan Jabatan
3. Dimensi Jabatan
4. Wewenang
5. Tugas & Tanggung Jawab
6. Persyaratan Jabatan
7. Lingkungan Kerja
8. Hubungan Kerja

Identitas Jabatan 

berisi tentang Nama jabatan, Directorate, Divisi, Dept, ataupun Section/ Unit dimana jabatan itu berada yang memvisualisasikan struktur organisasi, ataupun berada di golongan berapa posisi tersebut jika informasi itu terasa diperlukan. 

Fungsi/Tujuan Jabatan

 

mencakup mengapa posisi ini perlukan, dalam rangka apa? dan bagaimana jabatan ini melakukan tugasnya. dalam hal fungsi dan tujuan jabatan gunakanlah kata kerja aktif di awal diikuti dengan kalimat "Sesuai dengan" kemudian di akhiri dengan "Dengan Tujuan untuk " 

Rumus : (Kata kerja aktif + sesuai dengan + Dengan Tujuan Untuk) 

Contoh : Mengontrol kegiatan keuangan PT Agung Wicaksono sesuai dengan PSAK atau IFAS dan IFRS dan GAAP Indonesia Dengan Tujuan Untuk tercapainya efektifitas dan efisiensi keuangan yang ditentukan dalam budget perusahaan.

Dimensi Jabatan 

Dimensi Jabatan menjelaskan tentang ukuran dan skala bisnis yang berada didalam organisasinya dalam hal ini saya membagi pada 3 aspek :  

1. Report 

2. Financial 

3. Wewenang (Authority) 

Report menjelaskan kepada siapa jabatan tersebut melapor, disini saya menjelaskan jabatan bukan orang, contoh : Painting Supervisor report to Operation Manager dst.

Direct report menjelaskan tentang jumlah jabatan inti apa saja yang melapor langsung ke jabatan yang sedang di analisa, Contoh : Painting Team Leader, Jumlah 3 Orang/Team.

Indirect report menjelaskan tentang jumlah jabatan yang dipimpin anak buahnya (Subordinate) contoh : Painting Operator, Jumlah 30 Orang

Aspek financial berhubungan dengan budget yang dikelola dalam department ataupun divisi tersebut, dalam kaitanya berhubungan dengan Capex ataupun Opex. anda bisa mengisinya agar lebih transparant. contoh pertanyaan : Berapa budget yang dikelola seorang recruitment specialist agar target manpowerplan tercapai? 

- Head hunter budget 

- Assessment

- Operasional

- Entertain

- Medical Check up

- Psikotest (Jika test dilakukan sendiri)

- lain-lain 

akumulasikan berapa biaya yang di peruntukan.

Wewenang (Authority)

pada artikel sebelumnya saya menjelaskan tentang arti wewenang melalui pohon keputusan, namun untuk artikel kali ini saya membaginya hanya pada 3 aspek yaitu :

keputusan Rendah (R) : Hanya sebatas menjalankan tugasnya, melaporkan informasi secara berkala tentang kemajuan yang dicapai.

Keputusan Bersama (S) : Menjelaskan tugasnya serta mengijinkan keputusan yang di buat dengan terlebih dahulu melaporkanya kepada atasannya kemudian evaluasi tindak lanjut terhadap keputusan yang di buat.  

keputusan tingkat atas (T) : Merinci tugasnya dalam hal apa yang di kelola, apa yang hendak di capai, dan bagaimana tugas tersebut selesai. dalam hal ini atasan mempercayakan secara langsung dan hanya melihat dari progres pencapaianya saja. 

dan dari ulasan mengenai wewenang diatas anda bisa menentukan dimana letak wewenang jabatan tersebut? dan uraikan mengenai wewenang yang di berikan.

Tugas dan Tanggung Jawab

Terdiri dari 2 unsur, yaitu Tugas Pokok dan Tugas lain-lain

Istilah Tugas Pokok, merupakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kaidah di lapangan yang ada dan yang dilakukan untuk mencapai fungsi/tujuan jabatan. Dengan cara mengidentifikasi 5–8 tanggungjawab utama yang mempunyai kontribusi terhadap kepentingan organisasi dan kontribusi organisasi.

Contoh: Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.

Rumus : (Kata kerja aktif + aktifitas Posisi + Hasil Akhir)

Istilah Tugas lain-lain, merupakan tugas - tugas yang dilaksanakan karyawan di luar tugas pokok, namun masih berkaitan dengan tugas pokok atau jabatannya.

Contoh : Koordinasi dengan tim marketing untuk membuat program promosi.

Cara penulisannya sebagai berikut :

• Tulis ringkasan hasil kerja
• Hasil kerja dari fungsi pengawasannya.
• Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja aktif saat ini.
• Hindari penggunakan jargon-jargon asing/tidak lazim.
• Hindari duplikasi kata/frase/kalimat.
• Analisalah aspek tanggungjawab; Keuangan, Pelanggan, Proses Bisnis, Organiasasi Pembelajaran.
• Identifikasi Internal Customer juga.
• Bagi Jabatan yang sifatnya SUPPORT, perhatikan responsiveness, efisiensi, layanan terhadap Internal Customer.

Pertanyaan khusus untuk menuliskan tugas & tanggung jawab:

• Apa tugas-tugas yang paling utama yang dilakukan oleh jabatan ini.
• Apa hasil yang akan dicapai jika jabatan ini berhasil melaksanakan tugasnya.
• Kalau hasilnya sulit dirumuskan, maka perlu ditanyakan :

a) Apa tanggungjawab utama Anda dalam mengamalkan profesionalitas atau keahlian khusus Anda.

b)  Peran apa yang Anda mainkan yang dapat membuat organisasi mendapatkan kontribusi dari Anda.

Outcome (KPI), merupakan hasil kuantitatif yang dijadikan sebagai tolok ukur dari keberhasilan pelaksanaan tugas-tugas pokok.

Cara  penulisannya :

• Adanya skala pengukuran yang jelas.
• Menggunakan kata benda sub

Contoh : Tingkat turnover karyawan, Jumlah keluhan karyawan, target sales.

Persyaratan Jabatan

Isilah ringkasan kualifikasi sebagai syarat minimum pemegang jabatan dibawah ini, yang terdiri dari :

·         Pendidikan Minimal               :

          Jurusan                                 :

·         Pengalaman Minimal            :

·         Persyaratan Jenis Kelamin   :

·         Persyaratan Usia  Minimal:                   Maksimal:

·         Persyaratan Kompetensi

a)   Sikap kerja, cara kerja dan kepribadian / Soft Competency

Contoh : Self Confidence, Planing & Organizing Analytical Thinking, Problem Solving, Team building

b)   Teknikal / Hard Competency

Contoh : Selling Skill, Communication Skill

Tingkat Jabatan dan Kata Kerja Pokok yang dipergunakan

Pimpinan Puncak (Top Management)	1. Memimpin 2. Mengelola 3. Merencanakan 4. Mengendalikan 5. Mengorganisasikan	PP KM                                                           KT
Pimpinan Menengah (Middle Management)	1. Mengkoordinasikan 2. Mengatur 3. Mengontrol 4. Mengarahkan 5. Menyusun laporan	PM KM                          KT
Pengawas (Supervisory – Lower Management)	1. Mengawasi 2. Memberi petunjuk 3. Membagi tugas 4. Mengecek 5. Memeriksa 6. Mengabsen	P KM                       KT
Pelaksana (Operational Workers)	1. Membuat 2. Mengemudikan 3. Memindahkan 4. Menyusun 5. Memasang 6. Menghitung 7. Menyalin, dll	TO ( KT )

Keterangan:
KM       = Keterampilan  Manajemen
KT        = Keterampilan   Tehnis

PP        = Pimpinan Puncak

PM       = Pimpinan Menangah

P          = Pengawas

TO       = Tenaga Operasional

Didalam menentukan kompetensi apa yang pas untuk fungsi suatu jabatan, anda memerlukan kamus kompetency untuk menentukan tingkat kedalaman suatu kompetensi yang di peruntukan dari suatu peran dan tanggung jawab, umumnya saya pribadi menggunakan 2 hal dalam menentukan kompetensi suatu jabatan.

1.  Melalui kompetensi matrix yang disesuaikan melalui golongan, dalam hal ini tugas suatu jabatan tidak menjadi acuan terhadap keahlian yang di perlukan namun keahlian ditentukan berdasarkan tingkat golongan/sub golongan, dan fungsi (Divisi) dimana jabatan tersebut berada. Golongan yang maksudkan adalah salary grade, tentukanlah terlebih dahulu kompetensi yang di perlukan dari semua golongan dan dari semua fungsi organisasi anda (Divisi) selanjutnya anda tinggal menyesuaikan kompetensi yang di butuhkan.

2. (Customize) Dengan menganalisa kompetensi melaui tugas dan tanggung jawab sebagai contoh : Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. Didalam kalimat tersebut keahlian apa yang di peruntukan guna tercapainya target penjualan sesuai dengan kamus kompetensi yang anda gunakan, hal ini untuk menilai objektifitas suatu analisa berdasarkan alat ukur yang sesuai atau di sepakati pihak management (Kamus kompetnsi), tentukanlah kedalaman keahlian yang di peruntukan kemudian catatlah didalam competency recuirement sebagai data based. Kelebihan dari cara ini adalah lebih objective dan lebih tepat sasaran namun kekuranganya adalah anda harus menganalisa setiap jabatan, menurunkanya secara rinci keahlian apa yang di peruntukan.

Lingkungan kerja

Lingkari atau merubah tulisan dengan huruf tebal pada kolom lingkungan kerja yang sesuai dengan jabatan, yang menjelaskan tentang kondisi lingkungan kerja dan aktifitas fisik saat bekerja sebagai pemegang jabatan.

Hubungan kerja  

Tentukan hubungan jabatan tersebut baik secara internal ataupun eksternal, baik yang mempengaruhi ataupun yang di pengaruhi.

Demikian ulasan ringkas saya tentang analisa pekerjaan, apa yang saya tulis di atas adalah praktik saya sehari-hari dalam menganalisa suatu pekerjaan dan jika memang ada kesalahan mohon sekiranya komentar bisa anda cantumkan, semoga artikel ini bisa bermanfaat.